Пример написания объяснительной записки о нарушении обязанностей по входящей корреспонденции на работе

При работе в офисе, особенно связанной с обработкой входящей корреспонденции, иногда возникают ситуации, когда сотрудник не выполняет свои должностные обязанности в полной мере или совершает ошибки, влияющие на работу организации. В таких случаях необходимо написать объяснительную записку, в которой четко и лаконично указываются факты нарушения и возможные последствия. В данной статье представлен образец написания объяснительной о нарушении должностных обязанностей входящей корреспонденции, который поможет сотрудникам составить такой документ в правильной форме и соблюсти все необходимые правила.

Как написать объяснительную на работе: примеры

1. Начало объяснительной записки

Первым шагом при написании объяснительной записки является указание фамилии, имени и отчества сотрудника, его должности и места работы. Затем следует вступительная фраза, в которой можно попросить руководство ознакомиться с вашим объяснением.

Пример:

Уважаемый директор,

Прошу Вас ознакомиться с моим объяснением о событиях, произошедших на рабочем месте 15 июня 2022 года.

2. Основная часть объяснительной записки

В основной части объяснительной записки вы должны подробно описать ситуацию, в которой возникло нарушение, и привести свои аргументы для опровержения обвинений. Рекомендуется структурировать текст с помощью заголовков и списков, чтобы сделать его более понятным и логичным.

• Начните с фактического описания произошедшего события.
• Укажите все обстоятельства, которые, по вашему мнению, могли повлиять на ситуацию.
• Приведите свои доводы и аргументы в вашу защиту. Можете привести свидетельские показания или другие доказательства.
• Важно быть конкретным и аргументированным, избегая общих фраз и лишней информации.

Пример:

15 июня 2022 года, в период времени с 14:00 до 16:00, я находился на рабочем месте в соответствии с графиком работы. В указанное время я выполнял свои должностные обязанности по приему и обработке входящей корреспонденции. В связи с большим объемом работы, возникла необходимость отложить часть документов для обработки на следующий рабочий день.

Однако, в следующий рабочий день я был вызван к начальнику отдела, который обвинил меня в ненадлежащем исполнении должностных обязанностей и задержке в обработке корреспонденции. Хочу отметить, что задержки произошли из-за непредвиденных обстоятельств – поступления большого объема входящей корреспонденции в указанное время. Я предпринял все возможные меры для оперативной обработки документов, однако, из-за их значительного объема, часть работы была перенесена на следующий день для поддержания качества и точности.

Мои действия были направлены на выполнение моих должностных обязанностей, и я просил о помощи коллег для осуществления оперативной обработки корреспонденции. В доказательство своих слов, прилагаю протокол встречи с начальником отдела от 16 июня 2022 года, где был указан большой объем поступающих документов и необходимость разделения работы.

Заключительная часть объяснительной записки должна содержать просьбу о принятии во внимание ваших объяснений, а также указание на то, что вы готовы предоставить дополнительные доказательства или объяснения при необходимости.

Пример:

Прошу Вас принять во внимание мои объяснения и учесть все обстоятельства, описанные выше. Я готов предоставить дополнительные доказательства или объяснения по данному вопросу. Надеюсь на справедливое рассмотрение ситуации и принятие соответствующего решения.

С уважением,

Иванов Иван Иванович

Как написать объяснительную на работе за невыполнение должностных обязанностей

При невыполнении должностных обязанностей сотрудником, возможно потребуется написать объяснительную записку для выяснения обстоятельств произошедшего. Чтобы эффективно составить такую записку, рекомендуется придерживаться следующих шагов:

1. Объяснение ситуации и сожаление

Начните объяснительную записку с краткого и четкого изложения ситуации. Укажите, какие конкретно обязанности были нарушены и когда это произошло. Предоставьте объективную информацию, избегая эмоций или негативных комментариев. Затем выразите свое искреннее сожаление о произошедшем нарушении.

2. Анализ причин нарушения

Подробно разберите причины, которые привели к невыполнению обязанностей. Попробуйте выявить корневую причину и провести анализ, чтобы понять, как такое можно предотвратить в будущем. Обратите внимание на внешние факторы, личные обстоятельства или проблемы, которые повлияли на ситуацию.

3. Изложение мер, предпринятых для устранения нарушения

Опишите шаги, которые вы предприняли или собираетесь предпринять для исправления ситуации. Укажите, какие меры были предложены и реализованы, чтобы решить проблему и предотвратить ее повторение. Уделите внимание конкретным действиям, временным рамкам и ответственным лицам.

4. Просьба о рассмотрении материала и принятии мер

Заключите объяснительную записку просьбой о рассмотрении представленной информации руководством компании и принятии соответствующих мер. Выразите готовность сотрудничать в дальнейшем и принять все возможные меры для предотвращения повторения подобной ситуации.

• Необходимо представить информацию объективно и четко
• Рассмотрите возможные причины и проведите анализ
• Опишите предпринятые меры для исправления ситуации
• Заключите объяснительную записку просьбой о рассмотрении материала и принятии мер

Объяснительная записка должна быть составлена компетентно и корректно, демонстрируя ваше понимание ситуации и готовность принять ответственность за свои действия. Соблюдайте формальности и проявляйте уважение.

Что такое объяснительная записка на работе?

Назначение и цель объяснительной записки

• Объяснить суть ситуации или произошедших событий.
• Оправдать свои действия или принять на себя ответственность за совершенное.
• Выразить готовность сотрудника исправить ситуацию и предпринять меры для недопущения подобных нарушений в будущем.
• Сообщить обстоятельства, которые могут оказать влияние на принятие решения или решения руководства.

Структура объяснительной записки

Обычно объяснительная записка состоит из следующих элементов:

1. Заголовок — указание на то, что это объяснительная записка.
2. Дата и место подачи объяснительной записки.
3. Обращение к адресату — имя и должность руководителя, кому адресована записка.
4. Введение — краткое введение, объясняющее причину написания записки.
5. Изложение сути ситуации — детальное описание произошедших событий или нарушений должностных обязанностей.
6. Объяснение или оправдание — предоставление аргументов или доказательств для обоснования своих действий или поведения.
7. Подпись — имя, фамилия и должность сотрудника, подающего объяснительную записку.

Рекомендации по написанию объяснительной записки

При написании объяснительной записки следует иметь в виду некоторые рекомендации:

• Краткость и четкость — избегайте лишних деталей и подробностей, концентрируйтесь на сути вопроса.
• Точность и объективность — предоставьте только факты и документы, подтверждающие ваше объяснение.
• Логика — стройте свое объяснение последовательно и логически, чтобы оно было легко понять.
• Вежливость и уважение — используйте формальный и уважительный тон, даже если вы не согласны с обвинениями или решениями руководства.
• Проверьте правописание, грамматику и пунктуацию — представьте свое объяснение в четкой и понятной форме.

Результаты и последствия

Результаты и последствия написания объяснительной записки могут быть различными. Руководство может принять решение о принятии мер дисциплинарного характера, простить сотрудника или предоставить ему второй шанс. Важно помнить, что объяснительная записка может служить важным доказательством для принятия решения.